È oramai sotto gli occhi di tutti come l’emergenza sanitaria in atto abbia determinato una accelerazione delle dinamiche di lavoro agile già in parte precedentemente avviate da un certo numero di aziende e portato a una crescente attenzione del mercato verso una nuova tipologia di asset, quella degli “uffici flessibili” (flexible/flex office). Le conseguenze della pandemia hanno infatti spostato i riflettori su un prodotto che riesce a soddisfare i nuovi standard di benessere sul luogo di lavoro, le crescenti esigenze di lavoro smart, e la necessità di soluzioni flessibili da parte delle aziende, non solo in termini di impegno locativo, ma anche di progettazione degli spazi e delle infrastrutture.
Lo sviluppo di questo fenomeno si accompagna alla nascita di nuove tendenze e soluzioni innovative, e alla definizione di nuovi servizi ad alto valore aggiunto e nuove modalità di partnership tra stakeholder (proprietà, operatori, utilizzatori).

Il mercato italiano

Cbre Italia ha studiato dimensioni e trend del mercato flex italiano, con particolare attenzione alle città di Milano e Roma, e in chiave comparativa rispetto alle principali città europee.
A livello europeo, il concetto di flexible office ha iniziato a diffondersi nel 2015-2016. Prima di questa data, questo format era sviluppato solamente in alcune città, in particolare Londra, Amsterdam e Bruxelles, che mostrano infatti, a oggi, un mercato più maturo. Secondo i dati Cbre, le città di Londra e Amsterdam sono quelle che negli ultimi cinque anni hanno presentato una maggiore incidenza (superiore al 10%) del take-up ad uso flessibile rispetto al volume totale.
A livello italiano, mediamente, questa percentuale è pari al 6% e al 5%, rispettivamente per Milano e Roma, in linea tuttavia con la media delle principali città europee, che si attesta attorno al 6 per cento. Per quanto riguarda lo stock, invece, gli spazi flessibili incidono per l’1,3% a Milano e lo 0,7% a Roma, contro una media europea pari a circa il 2 per cento.

Il fenomeno del flex office è cresciuto molto anche in Italia negli anni recenti. La città di Milano è la principale rappresentante del fenomeno: numerosi operatori, molto attivi anche a livello internazionale, la hanno scelta come location per aprire la loro sede. Secondo i dati Cbre, Milano conta complessivamente uno stock di oltre 176mila mq dedicati ai flexible office. Di questi, oltre 171mila mq corrispondono al take-up di spazi ufficio flessibile a partire dal 2008 in poi, incidendo per il 4,3% sul take-up totale degli uffici nello stesso periodo.
Tale dato ha registrato un notevole incremento negli ultimi tre anni, quando gli operatori con maggiore esperienza nel mercato italiano hanno rafforzato la loro presenza con l’apertura di nuovi centri, e nuovi brand hanno fatto il loro ingresso. Negli ultimi anni si è inoltre assistito a un progressivo spostamento dell’interesse verso spazi ibridi, che ad oggi rappresentano circa il 60% dei flex office milanesi, sempre secondo i dati di Cbre Italia.

A Roma, a partire dal 2008 è stato registrato un take-up relativo ai maggiori operatori del settore pari a 83mila mq, cifra che esclude numerosi operatori locali, molto radicati sul mercato romano, ma più difficili da tracciare. A livello cumulato, questo livello di take-up incide per il 4,6% sul take-up totale dello stesso periodo, mentre nell’anno record del 2019 l’incidenza è arrivata al 15,5%, a dimostrazione dell’impatto di tale fenomeno anche nella Capitale, seppur con numeri ridotti rispetto a Milano.
Il trend di forte espansione del mercato flex ha visto le città di Milano e Roma raggiungere, rispettivamente, il record di oltre 51mila mq affittati nel 2018, e di oltre 43mila mq nel 2019, trend in linea il resto dell’Europa, che ha visto nel 2019 oltre 900mila mq oggetto di operazioni letting da parte di operatori del settore.
Si osserva dunque come, nonostante la decisa crescita registrata negli ultimi anni, il fenomeno dei flex office in Italia rappresenti ancora una piccola quota rispetto al totale dello stock e take-up uffici. La tipologia di spazi occupati sta progressivamente cambiando, passando dal semplice modello di business center a una più complessa forma ibrida che include sia le caratteristiche tipiche del primo sia quelle del co-working.
In questo contesto, e in seguito ai trend emersi con l’emergenza sanitaria, gli operatori flex potrebbero consolidare il loro portafoglio e pianificare una nuova offerta a valore aggiunto per gli utenti e per attrarre nuovo business. Gli operatori e le proprietà andranno, con buone probabilità, verso la ridefinizione di nuovi principi di salute e benessere sul posto di lavoro e di conseguenza di design degli spazi. È dunque ragionevole supporre che la domanda di spazi flessibili potrà crescere nei prossimi anni, interessando anche parte del mondo delle aziende corporate, e con conseguente crescente interesse da parte degli investitori.

Trend futuri

Quali sono i trend che vedremo consolidare nel prossimo futuro in Italia? Assisteremo al consolidarsi di format ibridi in ambiti finora largamente inesplorati. Il concetto di flexible office soddisfa infatti la necessità di spazi flessibili adattabili alle esigenze di persone che lavorano molto da remoto, di “nomadi digitali” e giovani professionisti che svolgono le loro attività come freelancer. Esso si allinea alle tendenze di una società sempre più connessa, nella quale la creazione di una rete di contatti personali e professionali e la condivisione di spazi e idee (community) risultano imprescindibili nello sviluppo dell’emergente sharing economy. Per rispondere a queste nuove esigenze, in alcuni paesi stranieri (ad esempio Regno Unito, Germania, Spagna, Stati Uniti e Sudest Asiatico) hanno iniziato a svilupparsi iniziative ibride di co-living, co-housing e student-housing comprensive anche spazi di co-working, nonché piattaforme online dedicate che aiutano nella scelta del miglior alloggio.

Molto social, pochi social media

I coworking utilizzano molto i social nella loro strategia di promozione, preferendo nella quasi totalità Facebook. Sono invece meno utilizzati gli altri network: 1 spazio su 2 ha un account Linkedin o Instagram o Twitter, ancor meno sono usate chat e altri social network.

Dalla scelta del presidio di un solo canale consegue uno scarso utilizzo degli applicativi per la gestione di più account social a cui si rivolgono pochissimi coworking (es. Buffer, Hootsuite, ecc.).

Gli spazi al Sud sembrano essere su questo terreno in media più attivi. Utilizzano infatti più social media: oltre a FB, Linkedin è utilizzato da circa il 70%, 1 su 2 utilizza Whatsapp, Twitter e Instagram e ¼ utilizza Pinterest.

Allo stesso modo anche gli spazi collegati ad un franchising sono presenti significativamente su molti più network e in generale mostrano un “arsenale” digitale più ampio.

Uso dei social media nella promozione dei coworking

fonte: Italian Coworking Survey 2018

Surprise! 1 su 4 utilizza un sistema di gestione dedicato del coworking e pochi di più applicativi per la gestione di progetti

Prenotazioni degli spazi online, gestione dei contratti, delle fatture, monitoraggio dei tempi di permanenza, gestione dei membri nello spazio, calendari eventi, messaggistica, reportistica e altri servizi sono integrati in un sistema dedicato di gestione solo in 1 spazio di coworking su 4. Di questi la maggior parte utilizza un software sviluppato per conto proprio e il resto (8%) uno dei tanti sistemi ormai disponibili.

Si tratta di una notevole sorpresa. Innanzitutto perché non è influenzata dal numero di contratti medi attivi, poco dalla grandezza dello spazio (con una variabilità più scarsa di quanto immaginato), poco dalla redditività del coworking.

Una possibile spiegazione è che la maggior parte degli spazi potrebbe utilizzare più sistemi (uno per la contabilità, uno per le prenotazioni, e così via) adottando un approccio non integrato o comunque esprimendo un diverso fabbisogno di controllo del proprio business, indipendentemente dal volume di “traffico” dello spazio o del proprio fatturato.

Stessa sorpresa quando si guarda all’uso di project management apps. In parte questo si spega con la composizione dei team che gestiscono i coworking, dall’altro dal numero limitato di servizi offerti che non necessitano di particolari strumenti digitali a supporto.

Fanno anche qui eccezione i coworking inseriti (franchising) che per la maggiore adottano il sistema di gestione e le app di gestione progetti in uso dal proprio network.

Il management degli spazi è affidato ai soci e al part time

In Italia il ruolo più attivo nella gestione è degli stessi fondatori o soci delle compagini che gestiscono gli spazi di coworking. Per lo più si tratta di un impegno part time, spesso non supportato da collaboratori o dipendenti.

Un coworking su 2, infatti, lavora con un team di soli soci e 1 su 3 esclusivamente con soci part-time. In generale la maggioranza dei coworking si avvale collaboratori. Quando è nelle condizioni di poterlo fare, assume preferibilmente personale part-time.

Si rintracciano interessanti differenze regionali. Ancora una volta quelle più evidenti sono al Sud e nelle isole dove la componente di soci impegnati attivamente supera significativamente quella riscontrata nel resto del paese così come quella dei dipendenti full time.

Il Management Team 

fonte: Italian Coworking Survey 2018

E’ meglio avere fondatori e soci attivi che collaboratori?

Il coinvolgimento attivo di fondatori e soci nel coworking sembra pagare più di quello di collaboratori e dipendenti. Tra i coworking che presentano un bilancio attivo, infatti, si registra una maggiore presenza di soci full time (anche se non formalmente riconosciuto). Al contrario, non si rileva uno specifico impatto dei collaboratori e dipendenti sulla redditività.

È proprio l’impegno dei fondatori e i soci a fare la differenza nel successo di uno spazio di coworking?

Ni! La relazione è molto debole e scompare del tutto quando si guardano a tipi specifici di coworking. Tuttavia può essere interpretata come una traccia per il migliorare l

Farsi pagare non è un problema

Posto che in qualche coworking italiano è possibile anche pagare con bitcoin, non ci sono poi molti sistemi quando si deve saldare la propria scrivania. È possibile pagare con carte di credito/debito solo nel 30% degli spazi e con Pay Pal in poco più 40%. Altre modalità sono molto più rare. Di norma gli spazi italiani offrono da 1 a due sistemi di pagamento. Vale a dire, trasferimenti bancari e contanti a cui si aggiungono talvolta carte e altri sistemi elettronici.

Offrire più sistemi di pagamento potrebbe sembrare un modo per scongiurare ritardi e per rendere la vita più facile ai coworkers, ma non sembra valere in Italia. Gli spazi di coworking vengono sono pagati in anticipo o al massimo entro la fine del mese corrente nel 88% dei casi.

Gli spazi di coworking sono essenzialmente delle postazioni di lavoro condiviso. Il luogo ideale per coloro che cercano di evadere dall’isolamento della propria casa o dal caos dei coffee shop. Inoltre, sono particolarmente utili per l’incremento della produttività e della creatività, e per ridurre al minimo le spese.
Se sei un freelance non ancora convinto che il coworking faccia per te, ti elenchiamo gli 8 motivi per cui dovresti scegliere di lavorare in uno spazio di coworking.

1. Networking di qualità

Sarai a contatto con tantissime persone interessanti e dai talenti più svariati. Avrai la possibilità di accrescere la tua cerchia di conoscenze e di amici, il che potrà aiutarti a creare nuove collaborazioni. Incontrare continuamente nuove persone provenienti da diversi ambiti è il miglior modo per crescere e acquisire maggiori competenze. Quando così tanti professionisti condividono lo stesso posto di lavoro, le possibilità di incontrare imprenditori di successo con i quali avviare collaborazioni aumentano esponenzialmente.

2. Non sei a casa

Lavorare da casa può sembrare un’ottima idea, il sogno di tutti. Be non è proprio così… Lavorare da casa infatti può risultare molto più difficile di quanto si possa pensare. Le distrazioni sono tante e la produttività ai minimi. Le distrazioni a casa propria sono davvero tante. Concentrarsi quando la TV è a pochi metri da te, il cane vuole giocare, i figli urlano e non c’è nessuno a motivarti, può essere davvero difficile…credici!

3. Puoi trovare nuove opportunità di business

Molti affari vengono portati a termine proprio all’interno di coworking. Questo perchè tutti quei freelance con i quali condividi l’ufficio hanno dei clienti che potrebbero avere bisogno anche delle tue competenze. Inoltre i rapporti che si creano all’interno di un coworking non sono come quelli fra colleghi, in cui c’è di mezzo la competizione. Condividere un cliente con un coworker, non sarà visto come un cliente che si perde, ma più come un cliente che si va a soddisfare presentandogli un professionista esperto che ha capacità e competenze diverse dalle tue. Da competizione a collaborazione..bel upgrade no?

4. Sei sempre stimolato

Sarai 100 volte più produttivo lavorando insieme ad altre persone. E’ infatti provato che le prestazioni individuali migliorino quando si lavora con altre persone piuttosto che da solo. Inoltre, parlare con altri professionisti che hanno interessanti storie da condividere può rivelarsi molto motivante e stimolante.

5. La posizione

Decidere di lavorare in un coworking ti da la possibilità di scegliere anche dove andrai a lavorare. Oramai infatti puoi trovare spazi di coworking in tutte le zone della tua città. Potrai dunque optare per quello che per te risulta più comodo da raggiungere coi mezzi, in macchina o a piedi, oppure scegliere semplicemente quello che si trova nel quartiere che più ti piace.

6. Stupisci i tuoi clienti

I coworking spesso dispongono anche di sale riunioni e uffici privati che si possono affittare a ore o per brevi periodi. Incontrare i tuoi clienti in una sala professionale ti renderà molto più professionale e serio ai loro occhi, piuttosto che darsi appuntamento a casa propria o in un bar. Non credi? L’abito non fa il monaco è vero, ma vuoi mettere il tuo soggiorno con una bella sala attrezzata e arredata per bene?

7. la Flessibilità

Lavorare in un coworking non ti vincola in alcun modo. Puoi decidere tu quando e se andare. L’affitto della tua postazione non prevede contratti, quindi puoi semplicemente pagare solo per quando e quanto ti serve. Inoltre molti spazi hanno l’accesso illimitato, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Potrai dunque lavorare a qualsiasi ora tu preferisca senza alcun vincolo. Arrivando alla massima flessibilità e professionalità a cui tutti i freelance aspirano!

8. Risparmi

Il coworking è la soluzione lavorativa più economica per un freelance. Gli uffici infatti sono nettamente più costosi delle postazioni di coworking. Inoltre spesso gli uffici non sono attrezzati e ti ritroverai a dover pagare non solo un affitto molto alto, ma anche a dover fronteggiare le spese per arredarlo e attrezzarlo.

In conclusione

I coworking, come avrai intuito, sono molto di più di uno spazio di lavoro in condivisione con altri professionisti. Sono un vero e proprio rivoluzionario modo di concepire il lavoro. I benefici che otterrai nel tuo lavoro non sono né pochi né banali. Se ancora non sei del tutto convinto, ti ricordo che non avrai nulla da perdere nel provare.
Puoi infatti semplicemente affittare una postazione di volta in volta e se la cosa non fa per te, non devi fare altro che smettere di presentarti… facile, no?
Inoltre,  i coworking non sono tutti uguali. Potresti provarne uno che non fa per te ma questo non vuol dire che la modalità di coworking non faccia per te, potrebbe voler dire che hai semplicemente provato uno che non va bene per la tua modalità di lavoro.
Per facilitarti la scelta ti consiglio di leggere questo articolo sulle diverse tipologie di coworking e gli annessi pro e contro.
A presto coworker!

Gli ultimi dodici mesi hanno accelerato il passaggio del lavoro allo spazio digitale e, con la crescita del lavoro da remoto, i fornitori di servizi co-working stanno progressivamente ripensando i loro prodotti.

La necessità di mantenere il distanziamento sociale ha infatti imposto un radicale ripensamento dell’organizzazione del posto di lavoro, anche in condivisione. I grandi spazi, che al loro interno hanno postazioni singole e luoghi in comune, sono diventanti ingestibili, in senso classico, nella situazione attuale. 

Lorenzo Maternini, cofondatore di Talent Garden, una delle aziende più grandi del settore in Italia ha descritto così le nuove condizioni: “Lavorare isolati, in remoto, non è esperienza gratificante e che fa bene alla creatività. Tuttavia è anche vero che il mercato del lavoro richiede iperflessibilità, e quindi capacità di incontrarsi da remoto e formarsi a distanza”. Il mondo del co-working, insomma, si è adeguato al momento e ha cambiato pelle. 

Le nuove soluzioni ibride

Le parole chiave delle società di coworking, come dichiarato dal numero uno di WeWork, Franquibel Lima alla rivista Elle Decor, sono “flessibilità, collaborazione e benessere”. La condivisione degli spazi di lavoro (e dei relativi servizi) tra persone di settori e aziende diverse non sarà quindi limitata all’ambito fisico. La creazione di una comunità in grado di stimolare creatività, concentrazione e produttività avverrà anche a livello virtuale. E in entrambi i livelli ci potranno essere corsi di formazione e riunioni, come anche condivisione di momenti di pausa e confronti informali. 

Le singole società di co-working possono essere molto diverse fra loro: alcune si concentrano in un unico settore, mentre altre sono aperte a tutti. Gli spazi di lavoro, inoltre, possono essere aperti o chiusi, e possono comprendere anche sale per riunioni ed eventi organizzati dalla stessa società. Caratteristiche comuni sono l’orario 24/7, servizi come telefono, internet e riscaldamento e spazi di svago comuni. Ulteriori servizi possono essere la segreteria remota, la possibilità di stare in spazi di sedi diverse e portare la propria sede legale. Organizzazione eventi per scambi di idee e opinioni.

Chi usufruisce del co-working

Ad aiutare i professionisti saranno anche le applicazioni per smartphone preparate dai co-working. Grazie al proprio smartphone, infatti, si può accedere a numerosi servizi delle aziende di co-working. La prenotazione di scrivanie e in generale spazi di lavoro (gestiti con criteri di sicurezza sanitaria) è solo il punto di partenza. Queste app le sfruttano i singoli lavoratori come gli organizzatori di meeting e conferenze. Non mancano le varianti: Nibol.co ha, per esempio, selezionato le caffetterie più adatte al lavoro e allo studio, permettendo di selezionare l’orario e pre-ordinare una consumazione con lo sconto. Seats2meet, invece, punta sul capitale umano: ognuno mette a disposizione le proprie competenze, e sull’aiuto reciproco nascono nuove forme di collaborazione. 

Le aziende tagliano le spese

Simili vantaggi possono essere sfruttati anche dalle aziende, le quali possono stanziare un budget ai propri dipendenti per l’acquisto di postazioni giornaliere. In questo modo si ha maggiore flessibilità di postazioni e orari per i dipendenti e taglio di spese per l’azienda. Quest’ultima può infatti risparmiare su affitto, bollette e chiedere rimborsi in caso di mancato utilizzo. Cofoundry addirittura permette alle aziende di personalizzare i propri spazi ed esaltare il proprio brand.

Il co-working spontaneo

Il desiderio di restare a contatto con altre persone durante il lavoro remoto si era reso evidente già un anno fa. Sul web e sui social, infatti, alcuni gruppi di professionisti iniziato ad attuare una sorta di co-working spontaneo, collegandosi a piattaforme come Zoom, Meet e Teams per creare gruppi di lavoro. In questo modo la presenza, pur virtuale, di altre persone al lavoro fornisce ulteriore stimolo per la concentrazione e l’efficienza.

Oltretutto, si ha la possibilità di fare pausa insieme e scambiarsi informazioni, pareri e perfino clienti, nel caso di liberi professionisti. Tutto questo per combattere riflessi negativi del lavoro da remoto come tensioni muscolari, stress e sbalzi d’umore. Proprio questi ultimi, insieme all’aumento delle bollette, hanno fatto capire che questo modello di lavoro sarebbe diventato sempre più pesante nel lungo periodo. Insomma: il mondo è cambiato, il co-working anche.

Secondo i dati dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, i lavoratori in smart working erano già triplicati prima del Covid, nel periodo tra 2013 e il 2019: da 150mila a 570mila. Certamente, il lockdown ha fatto da moltiplicatore. Stando a una ricerca di Microsoft, l’emergenza sanitaria ha fatto il lievitare il numero di aziende che ricorrono allo strumento del lavoro in remoto:  la quota nazionale è passata in un anno dal 15 al 77%. L’Istat conferma: il 90 % delle grandi imprese italiane e il 73% delle medie imprese hanno adottato lo smartworking durante la pandemia. Il dato scende per le piccole ma è comunque rilevante: 37%. Anche le imprese piccolissime non scherzano: 18%.  Dal punto di vista dei lavoratori, quelli a distanza in meno di 2 mesi – da febbraio ad aprile 2020 – sono saliti da 1,2%  
a 8,8%. Nella pubblica amministrazione la quota di lavoratori a distanza ha superato il 70%.

 Ecco le loro opinioni dei lavoratori raccolte dall’osservatorio del Politecnico: per il 73%, le modalità di lavoro e la mole di lavoro sono ottime, per il  76% l’efficacia e l’efficienza sono aumentate, per il 65% lo smart working ha portato innovazione nel modo di lavorare.  https://88af11135a97f58fded25364256bdb16.safeframe.googlesyndication.com/safeframe/1-0-38/html/container.html?n=0

Sempre secondo l’osservatorio i lavoratori che continueranno con lo smart working dopo la pandemia saranno 5 milioni e 350mila: 1,7 milioni nelle grandi imprese, 950mila nelle piccole e medie imprese; 1,2 milioni  nelle microimprese, 1,4 nella pubblica amministrazione.